Az elektronikus közbeszerzési rendszer (EKR):

  • a Miniszterelnökség által üzemeltetett központi közbeszerzési nyilvántartás
  • a közbeszerzési eljárások elektronikus lebonyolítását támogató informatikai rendszer.

A szabályokat az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet (EKR Rendelet) tartalmazza.

Elektronikus kommunikáció

Az ajánlatkérő és a gazdasági szereplők között a közbeszerzési eljárással kapcsolatos írásbeli kommunikáció elektronikus úton, az EKR-ben történik.

A Kbt. kapcsolattartásra vonatkozó rendelkezései (Kbt. 41. § (2)-(3) és (5) bekezdések) csak abban az esetben alkalmazandók, ha az elektronikus úton történő kapcsolattartás az EKR Rendelet szerint foglaltak szerint nem kötelező.

Kivételek az EKR szerinti elektronikus kommunikáció alól

Az elektronikus úton történő kapcsolattartást nem kell alkalmazni:

  • az eljárás előkészítése során
  • a szerződés megkötésére és
  • a szerződés megkötését követő kommunikációra.

Az elektronikus kapcsolattartás nem alkalmazandó az alábbi eljárások esetén sem:

  • egyes speciális hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárások esetén (tőzsdei beszerzés; felszámolási eljárás, végelszámolás vagy bírósági végrehajtás során történő beszerzés),
  • az innovációs partnerség szerződéses szakaszára.

Az elektronikus kommunikáció meghatározott esetekben az EKR-től eltérő informatikai rendszerben is történhet, pl.:

  • tervpályázati eljárásban,
  • a keretmegállapodás alapján az ajánlatkérő általi közvetlen megrendelés során.

Az EKR használata, regisztráció

Az EKR használatához a rendszerben az arra jogosult személy részéről történő regisztráció szükséges.

A regisztráció egységes: ugyanazon természetes személy vagy jogi személy egy regisztrációval rendelkezhet.

Ajánlatkérő regisztrációja

Az ajánlatkérő szervezet regisztrációja a Közbeszerzési Hatóság jóváhagyásához kötött.

A jóváhagyást a Közbeszerzési Hatóság megadja, ha a szervezet

a) önálló jogalanyisággal rendelkezik

b) a Kbt. szerint önálló ajánlatkérőnek minősül.

A Közbeszerzési Hatóság az EKR-ben létrejövő ajánlatkérői nyilvántartásban ellenőrizheti, hogy az ajánlatkérő részéről a megfelelő Kbt. szerinti jogalap szerint történik-e az ajánlatkérői minőség megjelölése és felszólíthatja az ajánlatkérőt ennek javítására.

Ha az ajánlatkérő ennek nem tesz eleget, a Közbeszerzési Hatóság elnöke a Közbeszerzési Döntőbizottság eljárását kezdeményezheti.

Az ajánlatkérőnek közbeszerzési szabályzatában vagy a Kbt. 27. § (2) bekezdésének alkalmazása során meg kell határoznia az ajánlatkérő nevében eljáró, az EKR-ben történő regisztrációra jogosultak körét, valamint az ajánlatkérő nevében az EKR alkalmazására vonatkozó jogosultságok gyakorlásának rendjét.

Felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó regisztrációja

A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadók (FAKSZ) regisztrációja a névjegyzéket közzétevő szerv jóváhagyásához kötött.

A névjegyzéket közzétevő szerv a jóváhagyást megadja, ha a regisztrált adatok a közzétett névjegyzékbe bejegyzett adatokkal megegyeznek.

Az eljárásban közreműködő felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó(ka)t az EKR-ben az ajánlatkérő az adott eljáráshoz elektronikusan hozzárendeli.

Gazdasági szereplők (ajánlattevők) regisztrációja

Részvételre/ajánlattételre csak olyan gazdasági szereplő hívható fel, amely regisztrált az EKR-ben.

Az ajánlatkérő a gazdasági szereplőt az EKR-en kívül előzetesen felhívhatja a regisztráció megtételére.

A gazdasági szereplő a regisztráció során rögzíti, hogy KKV-e.

A gazdasági szereplő a regisztráció során rögzíti, hogy külföldi tulajdonú gazdasági szereplőnek minősül-e.

Külföldi tulajdonú gazdasági szereplőnek kell tekinteni az olyan jogi személyt, amelyben külföldi állampolgár természetes személy vagy külföldi jog alapján létrejött jogi személy - közvetlenül vagy közvetetten - a szavazatok több mint felével vagy a Ptk. szerinti meghatározó befolyással rendelkezik.

Nyilvánosság biztosítása az EKR-ben

Az ajánlatkérő a Kbt. 26. § (1) bekezdése szerinti bejelentési vagy változásbejelentési kötelezettségét az EKR-ben történő regisztráció vagy adatmódosítás útján teljesíti. A Közbeszerzési Hatóság az ajánlatkérő szervezet regisztrációját az EKR-ben ellenőrzi és hagyja jóvá.

A Közbeszerzési Hatóság a Kbt. 26. § (2) bekezdése szerinti nyilvántartást az EKR-ben vezeti.

Az ajánlatkérő a Kbt. 43. § (1) bekezdés c), d) és f) pontja szerinti adatokat:

  • a Kbt. kivételi körébe tartozó in-house szerződéseket, továbbá a közszolgáltatók kivételi körbe tartozó szerződéseit;
  • a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződéseket;
  • a szerződés teljesítésére vonatkozó adatokat.

az EKR-ben és a Közbeszerzési Hatóság által az elektronikus eljárási és kommunikációs lehetőségek támogatása keretében működtetett nyilvános elektronikus szerződéstárban köteles közzétenni.

Az ajánlatkérő az EKR-ben köteles közzétenni

  • a Kbt. 43. § (1) bekezdés a), b), és e) pont szerinti adatokat:
  • a közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását;
  • az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos 80. § (2) bekezdése szerinti adatokat;
  • a részvételi jelentkezések és az ajánlatok elbírálásáról szóló összegezést,

valamint

  • hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén a Közbeszerzési Hatóságnak megküldött minden dokumentumot, valamint a közbeszerzési dokumentumokat és az ajánlatok bontását követően a bontásról készült jegyzőkönyvet (Kbt. 103. § (6) bekezdése),

és

  • a Kbt. 115. § szerinti eljárás esetén a Kbt. 115. § (7) bekezdés szerinti dokumentumokat (az eljárást megindító felhívást, a közbeszerzési dokumentumokat, illetve az ajánlattételre felhívott gazdasági szereplők nevét és címét, valamint az ajánlatok bontásáról készült jegyzőkönyvet), valamint
  • az összefoglaló tájékoztatást (Kbt. 113. § (1) bekezdés).

Közbeszerzési terv

Az ajánlatkérő a Kbt. 42. § (1) bekezdése szerinti közbeszerzési terv minimális adattartalmaként az EKR-ben megadja:

a) a közbeszerzés tárgyát,

b) a közbeszerzés tervezett mennyiségét,

c) a közbeszerzésre irányadó eljárási rendet,

d) a tervezett eljárás fajtáját,

e) az eljárás megindításának tervezett időpontját, és

f) a szerződés teljesítésének várható időpontját.

A Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázis a 2018. április 15-ét megelőzően, az EKR-en kívül indult közbeszerzési eljárások nyilvános adatainak elérhetőségét biztosítja a Kbt.-ben foglalt időtartam alatt.

Statisztikai célú adatrögzítésre vonatkozó kötelezettség

A Kbt.-ben foglaltak mellett az ajánlatkérő az EKR-ben az erre szolgáló űrlapon rögzíteni köteles:

a) a szerződés teljesítésére vonatkozó, a Kbt. által előírt adatok rögzítésével egyidejűleg azt a tényt, ha a feltüntetett nyertes ár egységár,

b) az alkalmazott értékelési szempontokhoz tartozó súlyszámok alapján az ár és (összesítve) az ártól eltérő értékelési szempontok súlyát százalékos mértékben kifejezve, azzal, hogy ha az ajánlatkérő az árat több értékelési szempontra bontva értékeli, azok súlyozásának összegét adja meg,

c) a jogorvoslati eljárás megindítását követő munkanapon az adott eljárással kapcsolatban jogorvoslati eljárás indulásának tényét és - a Közbeszerzési Döntőbizottság határozatának közlését követő munkanapon - a jogorvoslati eljárás eredményét.

Az eljárások dokumentálása

Az EKR gondoskodik valamennyi, a rendszerben lefolytatott eljárási cselekmény naplózásáról.

A Közbeszerzési Hatóság, a Gazdasági Versenyhivatal és a jogszabályban az adott eljárás ellenőrzésére feljogosított szerv, valamint a Közbeszerzési Döntőbizottság és az eljáró bíróság a közbeszerzési eljárás iratait az EKR-ben megtekintheti. Az iratokhoz való elektronikus hozzáférést az ajánlatkérő köteles az erre jogosult szervnek biztosítani.

Ha az iratok az EKR-ben nem hozzáférhetőek, vagy - a Közbeszerzési Hatóság, a közbeszerzésekért felelős miniszter által vezetett minisztérium vagy a Gazdasági Versenyhivatal kivételével - valamely ellenőrzésre jogosult szervezet azt kéri, az ajánlatkérő köteles a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat az ellenőrzésre jogosultnak megküldeni.

Az ajánlatkérő köteles az eljárás előkészítése körében a Kbt. 28. § (2) és (4) bekezdése alkalmazása során keletkezett iratokat, valamint a részvételi jelentkezések és ajánlatok bírálata és értékelése során keletkezett dokumentumokat vagy azok egyszerű elektronikus másolatát az EKR-be (különösen bírálóbizottsági jegyzőkönyvek, bírálati lapok, értékelés dokumentumai) is feltölteni az adott eljárás dokumentumai közé.

Az EKR-ben megtett nyilatkozatokkal szembeni követelmények

Ahol a Kbt. alapján az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárás során valamely dokumentum benyújtását írja elő, a dokumentum az EKR-ben kitöltött elektronikus űrlap alkalmazásával nyújtható be.

Ha az EKR-ben az adott dokumentumra vonatkozó elektronikus űrlap a nyilatkozattétel nyelvén nem áll rendelkezésre a dokumentum benyújtható:

  • a papíralapú dokumentum egyszerű elektronikus másolata formájában, vagy
  • a nyilatkozat csatolható az EKR-ben legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentumként is.

Ahol az EKR az ajánlatkérő által létrehozandó dokumentumra elektronikus űrlapot biztosít, az ajánlatkérő ezen dokumentumokat az elektronikus űrlap alkalmazásával köteles létrehozni.

Az EKR-ben megtett nyilatkozatokkal szembeni követelmények

Az ajánlatkérő nem követelheti meg elektronikus aláírás alkalmazását.

Kivételt képez az alól: az ajánlatkérő előírhatja, hogy az olyan nyilatkozat, amely közvetlenül valamely követelés érvényesítésének alapjául szolgál (különösen garanciavállaló nyilatkozat vagy kezességvállalásról szóló nyilatkozat), elektronikus okiratként feleljen meg a Pp. 325. § szerinti teljes bizonyító erejű magánokirat követelményeinek.

Teljes bizonyító erejű magánokirat

Teljes bizonyító erejű a magánokirat, ha

  1. a kiállító az okiratot saját kezűleg írta és aláírta,
  2. két tanú igazolja, hogy az okirat aláírója a részben vagy egészben nem általa írt okiratot előttük írta alá, vagy aláírását előttük saját kezű aláírásának ismerte el; igazolásként az okiratot mindkét tanú aláírja, továbbá az okiraton a tanúk nevét és lakóhelyét olvashatóan is fel kell tüntetni,
  3. az okirat aláírójának aláírását vagy kézjegyét az okiraton bíró vagy közjegyző hitelesíti,
  4. az okiratot a jogi személy képviseletére jogosult személy aláírja,
  5. ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos az általa készített okirat szabályszerű ellenjegyzésével bizonyítja, hogy az okirat aláírója a más által írt okiratot előtte írta alá vagy aláírását előtte saját kezű aláírásának ismerte el,
  6. az elektronikus okiraton az aláíró a minősített/minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírását vagy bélyegzőjét helyezte el, és - ha jogszabály úgy rendelkezik - azon időbélyegzőt helyez el,
  7. az elektronikus okiratot az aláíró a Kormány rendeletében meghatározott azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással hitelesíti, vagy
  8. törvényben/korm. rendeletben meghatározott szolgáltatás keretében jött létre.

Ahol a Kbt. Közjegyző/szakmai/gazdasági kamara által hitelesített nyilatkozat benyújtását írja elő, a dokumentum benyújtható:

  • a papír alapon hitelesített dokumentum egyszerű elektronikus másolataként vagy
  • olyan formában is, ahol a papír alapon vagy legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással elektronikus úton megtett nyilatkozatot közjegyző/szakmai/ gazdasági kamara - legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy bélyegzővel - elektronikusan látta el hitelesítéssel.

Felolvasólap, üzleti titok

Az EKR-ben az ajánlatkérőnek a közbeszerzési dokumentumok között elektronikus űrlapként kell létrehoznia a felolvasólap mintáját.

Az ajánlattevő az elektronikus űrlap formájában köteles az ajánlat részeként kitölteni.

A gazdasági szereplő a Kbt. 44. §-ának alkalmazása során az üzleti titkot tartalmazó dokumentum elkülönített elhelyezésére az EKR-ben erre szolgáló funkciót alkalmazza.

Kizáró okok, alkalmasság igazolása

Az alkalmasság és a kizáró okok igazolására nem kérhető a gazdasági szereplőtől olyan igazolás benyújtása, amelyet ugyanazon ajánlatkérő részére a gazdasági szereplő korábbi közbeszerzési eljárásban az EKR-ben elektronikus úton már benyújtott.

Ebben az esetben a gazdasági szereplő nyilatkozik arról, hogy mely korábbi eljárásban benyújtott igazolást kéri figyelembe venni a bírálat során.

Az ajánlatkérő attól függetlenül vizsgálja meg, hogy a korábban benyújtott igazolás megfelel-e az adott közbeszerzési eljárásban benyújtandó igazolásra irányadó tartalmi követelményeknek, hogy a korábbi igazolás adott esetben megjelöli, hogy azt mely közbeszerzési eljárásban való felhasználás céljára állították ki.

Képviselet, meghatalmazás

Az EKR-ben elektronikus úton tett nyilatkozat tekintetében a gazdasági szereplő képviselőjének kell tekinteni azt a személyt, aki az EKR-ben az ajánlatkérő szervezet vagy gazdasági szereplő részéről a nyilatkozattételhez szükséges hozzáféréssel és jogosultsággal rendelkezik.

Az EKR-ben kitöltött elektronikus űrlapot e vélelem alapján a gazdasági szereplő eredeti nyilatkozatának kell tekinteni.

Az EKR-ben elektronikus űrlap benyújtásával teendő nyilatkozatokat az ajánlattevőt/részvételi jelentkező teszi meg

  • a közös ajánlattevők/részvételre jelentkezők és
  • az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezetek

képviseletében.

Az ajánlattevő/részvételre jelentkező kizárólag azért felel, hogy nyilatkozatai megfelelnek a meghatalmazásnak és a számára rendelkezésre bocsátott nyilatkozatoknak, adatoknak.

Csatolni kell a meghatalmazást tartalmazó okiratot. A meghatalmazásnak ki kell terjednie az EKR-ben történő képviseletre.

A Kbt. 65. § (7) bekezdése szerinti kötelezettségvállalást tartalmazó okiratnak tartalmaznia meghatalmazást kell tartalmaznia az EKR-ben történő képviseletre.

Ajánlattételi/részvételi határidő, bontás

Az ajánlattételi/részvételi határidő munkanapokon 8-16 óra közötti időszakra eső időpontban határozható meg.

A bontást az EKR az ajánlattételi/ részvételi határidő lejártát követően, 2 órával később kezdi meg.

Az ajánlatnak/részvételi jelentkezésnek az ajánlattételi/ részvételi határidő lejártának időpontjáig kell elektronikusan beérkeznie. A beérkezés időpontjáról az EKR visszaigazolást küld.

Az ajánlatok/részvételi jelentkezések felbontását az EKR végzi úgy, hogy azok a bontás időpontjában az ajánlatkérő számára hozzáférhetővé válnak.

Az EKR a Kbt. 68. § (4)-(5) bekezdése szerinti adatokat a bontás időpontjától kezdve azonnal elektronikusan az ajánlattevők/ részvételre jelentkezők részére elérhetővé teszi.

Üzemzavar

Az ajánlattételi/részvételi határidő nem jár le, ha az EKR üzemeltetője által közzétett tájékoztatás alapján igazoltan, az EKR

  • folyamatosan legalább 5 percig fennálló üzemzavar(ok) folytán a határidőt megelőző 24 órában összesen legalább 120percig, vagy
  • üzemzavar folytán ajánlattételi vagy részvételi határidő alatt folyamatosan legalább huszonnégy óráig

nem elérhető.

Az ajánlatkérő köteles az ajánlattételi/részvételi határidőt meghosszabbítani az EKR működésének helyreállítását követően, amelyről az EKR üzemeltetője tájékoztatást tesz közzé.

Ha a hiánypótlás, felvilágosítás vagy árindokolás megadására, vagy az előzetes vitarendezés kezdeményezésére rendelkezésre álló határidő alatt üzemzavar következik be, és a vonatkozó határidő az üzemzavar során eltelt, vagy abból az EKR helyreállítását követően kevesebb, mint 2 óra maradt, ajánlatkérő köteles az EKR működésének helyreállítását követően 12 órán belül megtett eljárási cselekményeket határidőben teljesítettnek elfogadni.

Ajánlat/részvételi jelentkezés módosítása

Az ajánlattevőnek és a részvételre jelentkezőnek a korábban benyújtott ajánlatot vagy részvételi jelentkezést az új ajánlat vagy részvételi jelentkezés megtétele előtt vissza kell vonnia.

A hirdetmények feladása

A Kbt.-ben meghatározott hirdetmények elektronikus úton történő benyújtására a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegezésről szóló miniszteri rendelet (Közzétételi rendelet) rendelkezései szerint, az EKR rendeletben meghatározott eltérésekkel és követelményeknek megfelelően kerülhet sor.

A kérelmet és mellékleteit a EKR-ben kell létrehozni és az EKR-en keresztül a Közbeszerzési Hatóság részére megküldeni.

Egyes eljárási cselekmények speciális szabályozása

Az iratbetekintést az ajánlatkérő az EKR-ben található dokumentumok tekintetében a gazdasági szereplő képviselőjének személyes megjelenése útján biztosítja.

Az eljárásban a gazdasági szereplőknek nem kell a Kbt. 66. § (4) bekezdése szerinti KKV nyilatkozatot benyújtani (űrlapot kell kitölteni).

Ha az ajánlatkérő számítási hibát észlel - a hiba és a javítandó érték, valamint a javítás eredményeként meghatározott érték megjelölésével -, felhívja az ajánlattevőt annak javítására. A számítási hiba javításának az eredményét az ajánlatkérő akként állapítja meg, hogy a közbeszerzés tárgya elemeinek tételesen meghatározott értékeit (az alapadatokat) alapul véve kiszámítja az összesített ellenértéket vagy más - az ajánlatban megtalálható számításon alapuló - adatot. Ha a számítási hiba javítását nem, vagy nem az előírt határidőben, vagy továbbra is hibásan teljesítették, az ajánlat érvénytelen.

Az ajánlatkérő eredménytelenné nyilváníthatja az eljárást akkor is, ha az EKR működési hibája olyan jogsértést eredményez, amely a Kbt.-ben meghatározott alapelvek érvényesülését biztosító módon nem orvosolható.

Az ajánlatkérő az ajánlatok bontását megelőzően az EKR-ben rögzített adattal igazolhatja a rendelkezésre álló fedezet összegét.

Az előzetes vitarendezési kérelem megküldése és az előzetes vitarendezés során a kommunikáció az EKR-ben történik.

Ahol a Kbt. tárgyalási jegyzőkönyv átadását vagy megküldését írja elő, a jegyzőkönyvet az EKR-ben kell az adott tárgyaláson részt vett ajánlattevőknek megküldeni.

Rendszerhasználati díj

Az EKR használatáért az ajánlatkérő megindított közbeszerzési eljárásonként egységesen 40 000 forint rendszerhasználati díjat fizet.

A rendszerhasználati díjat a közbeszerzési eljárást megindító felhívásnak az EKR-ben történő megküldéséig kell megfizetni.

Ha a rendszerhasználati díj nem vagy nem az előírt mértékben került befizetésre, a rendkívüli sürgősségre tekintettel indított hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás kivételével az EKR üzemeltetője jogosult az érintett ajánlatkérő közbeszerzési eljárásának megindítását lehetővé tevő szolgáltatás korlátozására.

Az EKR üzemeltetője mindaddig jogosult az eljárás megindítását vagy a hirdetmény megküldését lehetővé tevő szolgáltatás korlátozására, amíg a rendszerhasználati díj megfizetésére nem kerül sor.

A közbeszerzési eljárás megindítását lehetővé tevő szolgáltatás korlátozása nem érinti más, a közbeszerzési eljárással összefüggő, jogszabály alapján előírt ellenőrzések lefolytatására vonatkozó kötelezettséget.